Wie man verhandelt, wenn Verhandlungen nicht erlaubt sind

In vielen Beschaffungsprozessen sind Verhandlungen eingeschränkt oder gänzlich verboten. John Clements, ein Senior Consultant bei The Gap Partnership, einem weltweit renommierten Unternehmen für Verhandlungstraining, gibt Einblicke in dieses herausfordernde Szenario.

Ein ehemaliger Kollege, der ausgiebig im öffentlichen Sektor gearbeitet hatte, bemerkte einmal gegenüber Clements: „Wir müssen nicht verhandeln, wir nutzen einfach den vorhandenen Rahmen.“ Während dieser Ansatz zunächst effizient erscheinen mag und Organisationen beträchtliche Zeit und Mühe erspart, die typischerweise für Lieferantenverhandlungen aufgewendet werden, hat Clements‘ Expertise im Verhandlungstraining gezeigt, dass fehlende oder eingeschränkte Verhandlungen – besonders bei komplexen Vereinbarungen – eine Reihe unvorhergesehener Konsequenzen auslösen können:

• Eine oder beide Parteien sind unzufrieden mit dem Ergebnis des Deals/Vertrags, wie eine Umfrage zeigt, bei der 68% der Käufer und 79% der Lieferanten Unzufriedenheit mit den Ergebnissen äußerten, wenn die Verhandlungen eingeschränkt waren.
• Ein unvermeidlicher Fokus auf Kosten/Preis, da alle anderen Bedingungen vorbestimmt sind, was zu einer suboptimalen Wertschöpfung führt. Untersuchungen zeigen, dass Deals mit begrenzten Verhandlungen nur 60% des potentiellen Wertes im Vergleich zu vollständig verhandelten Deals erfassen (Quelle: Harvard Business Review, 2019).
• Ein Mangel an Verständnis der Deal-/Vertragsbedingungen durch eine oder beide Parteien, was zu kostspieligen Fehlinterpretationen und Streitigkeiten führt. Tatsächlich stammen 47% der Vertragsstreitigkeiten aus einem mangelnden Verständnis der vereinbarten Bedingungen (Quelle: International Association for Contract & Commercial Management, 2021).
• Eine erhöhte Chance des Scheiterns während der Implementierung aufgrund von falsch ausgerichteten Erwartungen und mangelnder Zustimmung beider Parteien.

Trotz dieser Konsequenzen verwenden viele Einkaufsorganisationen immer noch starre Beschaffungsprozesse, die Verhandlungen stark einschränken oder verbieten. Dies stellt eine Herausforderung für Lieferantenunternehmen dar, die an Organisationen (privat oder öffentlich) verkaufen, die diese starren Prozesse verwenden, bei denen oft ein nicht-transparentes Bewertungssystem einen „Gewinner“ auswählt.

Laut Clements sollten Unternehmen, auch wenn traditionelles Verhandeln eingeschränkt sein mag, die Wissenschaft des Einflusses und der Überzeugung nutzen, wie sie von Professor Robert Cialdini in seinem wegweisenden Werk „Influence: The Psychology of Persuasion“ erforscht wurde.

Während Verhandlung und Einflussnahme nicht gegenseitig ausschließend sind, konzentriert sich Einflussnahme auf die Fähigkeit, die Entwicklung oder das Verhalten einer Person zu beeinflussen, anstatt durch Diskussion eine Einigung zu erzielen.

Cialdini identifizierte sechs Prinzipien der Einflussnahme, die Lieferanten laut Clements innerhalb starrer Beschaffungsprozesse anwenden können:

1. Reziprozität: Menschen fühlen sich verpflichtet, anderen etwas zurückzugeben als Reaktion auf einen Gefallen oder ein Zugeständnis. Lieferanten könnten ein kleines Zugeständnis im Voraus anbieten, um eine reziproke Beziehung aufzubauen.
2. Commitment und Konsistenz: Menschen streben danach, konsistent mit ihren vergangenen Verpflichtungen und Werten zu handeln. Lieferanten können hervorheben, wie ihr Vorschlag mit den erklärten Zielen und Prioritäten des Käufers übereinstimmt.
3. Sozialer Beweis: Menschen werden von den Handlungen anderer beeinflusst, besonders von Gleichgesinnten. Lieferanten können Fallstudien und Testimonials von ähnlichen Organisationen bereitstellen.
4. Autorität: Menschen orientieren sich an legitimen Autoritäten und Experten. Lieferanten sollten ihre Expertise und Glaubwürdigkeit in der relevanten Domäne etablieren.
5. Sympathie: Menschen bevorzugen es, denen zuzustimmen, die sie mögen. Lieferanten sollten darauf abzielen, Rapport und positive Beziehungen zu wichtigen Entscheidungsträgern aufzubauen.
6. Knappheit: Menschen schätzen knappe oder begrenzte Ressourcen mehr. Lieferanten können das einzigartige Wertversprechen oder die begrenzte Verfügbarkeit ihres Angebots betonen.

In Situationen, in denen Verkäufer Käufer nicht persönlich treffen können, wie bei E-Procurement-Prozessen, rät Clements den Lieferanten, sorgfältig zu prüfen, ob sie teilnehmen sollten, besonders bei hochwertigen, komplexen Angeboten.

Während objektive Bewertungskriterien immun gegen Einflusstaktiken erscheinen mögen, argumentiert Clements, dass menschliche Bewerter immer noch beeinflusst werden können, da Menschen von Natur aus mit denjenigen zusammenarbeiten wollen, die sie mögen und denen sie vertrauen.

Letztendlich können diese Prinzipien der Einflussnahme einen Wettbewerbsvorteil bieten, aber nur, wenn der Preis, der Umfang und die Bedingungen des Lieferanten wettbewerbsfähig sind. Indem sie Überzeugungstaktiken ethisch und strategisch einsetzen, können Lieferanten ihre Erfolgschancen in starren Beschaffungsumgebungen verbessern, die Verhandlungen einschränken.